Kennis & resources
Eén verbonden QHSE-platform voor wereldwijd consistente en lokaal flexibele operaties
VTTI beheert een wereldwijd netwerk van energieopslag- en infrastructuurassets op meerdere continenten. Veiligheid, milieuprestaties, compliance en operationele betrouwbaarheid zijn op iedere locatie cruciaal. Icologiq Elements helpt VTTI wereldwijde QHSE-governance te combineren met de flexibiliteit die terminals nodig hebben voor lokale eisen, risico's en operationele processen.
Klantcase |
Tankterminals & Chemie
De uitdaging
VTTI werd opgericht in 2006. In de eerste jaren werkten medewerkers voor kwaliteitsgerelateerde taken nog met Excel-bestanden en papieren checklists. Door de snelle groei van het bedrijf bereikte de operatie al snel een complexiteitsniveau waarvoor een veiligere en meer gestructureerde werkwijze nodig was.
Volgens IT Director René Gijsbers: “Die manier van werken kostte te veel tijd en was foutgevoelig. Daarnaast realiseerden we ons dat we van elkaar konden leren als we alles rond veiligheid en duurzaamheid voor alle locaties transparant maakten. Omdat we op meerdere locaties actief zijn, kon het gebeuren dat de terminal in Maleisië dezelfde fout maakte als onze terminal in Letland.”
Een nog belangrijkere reden om in software te investeren voor het automatiseren van complianceactiviteiten waren de wettelijke eisen en kwaliteitsstandaarden die voor iedere terminal feitelijk een license to operate vormen. “Door de aard van ons bedrijf moeten we aan veel regelgeving voldoen. Dat is logisch, want opslag en transport van olie kunnen risico's vormen voor veiligheid en milieu. Ieder land heeft andere wet- en regelgeving en die verandert regelmatig. Het is simpelweg niet meer mogelijk om alle rapportages die overheden van ons verlangen handmatig te maken. Bovendien worden we regelmatig geaudit en dat proces verloopt niet soepel wanneer informatie uit verschillende applicaties moet komen,” zegt René.
VTTI zocht een oplossing om belangrijke processen te automatiseren en iedere uitzondering zichtbaar te maken. René legt uit: “Zo dwing je af dat iedereen volgens dezelfde procedures werkt zonder medewerkers hun vrijheid af te nemen. Veiligheid moet je deels top-down organiseren met vaste procedures, maar je kunt nooit alles volledig dichtregelen.”
We zijn trots op de samenwerking met klanten als VTTI en op de structuur die we bieden om hun groei en ambities in QHSE-management te ondersteunen. Icologiq Elements is een geavanceerd eQMS waarmee Quality-leiders wereldwijd hun visie kunnen ontwikkelen en uitrollen om de kwaliteitsvolwassenheid binnen hun organisatie te vergroten.
Samenwerken met Icologiq
VTTI gebruikt Icologiq Elements sinds 2010 en heeft stap voor stap modules uitgebreid en compliancegerelateerde activiteiten geautomatiseerd. Een belangrijk voordeel van het platform is de flexibiliteit om het systeem zo te configureren dat het zowel aan wereldwijde als lokale verwachtingen voldoet.
Volgens René Gijsbers: “De beste manier om ervoor te zorgen dat medewerkers veilig werken, is ze grip te geven op hun eigen proces. Zij staan op de werkvloer, zien wat er gebeurt en willen snel kunnen ingrijpen als ze iets zien dat hun veiligheid in gevaar brengt. Dat moet kunnen zonder eerst allerlei standaardstappen in een veiligheidsmanagementsysteem te doorlopen en zonder starre procedures die exact voorschrijven hoe je moet handelen. Want hoe gedetailleerd je alles ook vastlegt, er zullen altijd uitzonderingen zijn. Daarom zochten we software die ervoor zorgt dat medewerkers altijd de standaardveiligheidsprocedures volgen en tegelijk binnen die procedures ruimte geeft om het werk aan de omstandigheden aan te passen. We hebben de governance van het hoofdproces organisatiebreed vastgelegd en de terminals hebben daarbinnen lokale flexibiliteit. Zo kan het hoofdkantoor uniform rapporteren over kwaliteit- en veiligheidsstatistieken van alle terminals, terwijl een terminal aanvullend kan rapporteren over onderwerpen die lokaal relevant zijn.”
Alle zogenoemde Controlled Procedures — procedures waarop de organisatie regelmatig wordt geaudit — zijn met Icologiq geautomatiseerd en gedocumenteerd. Incident reporting wordt gebruikt om afwijkingen van de ‘safe default state’ vast te leggen, zoals beschreven in de beheerde procedures. Het gaat bijvoorbeeld om bijna-ongevallen, incidenten, Safety Observation Rounds, audits, veiligheidsmeldingen en andere relevante indicatoren. Deze uitgebreide registratie maakt goede opvolging van corrigerende acties mogelijk en geeft tegelijk statistisch inzicht in afwijkingen per terminal.
Met de Change Management-module houdt VTTI alle relevante gewenste wijzigingen bij die impact hebben op procesveiligheid, maar ook veranderingen in organisatie, producten, processen, procedures of apparatuur. Met Compliance Management maakt VTTI de grenzen van de License to Operate transparant. Dat gaat enerzijds om tijdige externe rapportage aan autoriteiten, bijvoorbeeld emissierapportages, en anderzijds om interne informatie over opgelegde inspectieschema's of doelstellingen voor bijvoorbeeld water, bodem of lucht.
De resultaten
VTTI heeft de software zo ingericht dat de veiligheids- en duurzaamheidsprocessen van alle terminals en projecten volledig transparant zijn voor het hoofdkantoor in Rotterdam en alle lokale managementteams. “We straffen fouten niet af, maar zien ze als leermoment,” legt René uit. “Door open te zijn over incidenten en fouten in procedures kunnen we van elkaar leren en voorkomen dat iemand anders dezelfde fout maakt.”
VTTI leert ook van de samenwerking met het team van Icologiq. René: “Ze houden continu de vinger aan de pols bij hun klanten: werkt de software zoals we die hebben gemaakt ook echt in de praktijk? Wat kan beter en wat moet anders? Door de nauwe interactie tussen softwareontwikkelaars en klanten blijft de software voortdurend aansluiten op de praktijk.”
Op de vraag hoe hij de relatie met Icologiq in één woord zou omschrijven, antwoordt René zonder aarzelen: “Gelijkwaardig. Ze begrijpen onze business en we kunnen op hetzelfde niveau met elkaar praten. Wij leren van hen en zij van ons. Het is geen klant-leveranciersrelatie, maar een echte samenwerking.”
We zijn trots op de samenwerking met klanten als VTTI en op de structuur die we bieden om hun groei en ambities in QHSE-management te ondersteunen. Icologiq Elements is een geavanceerd eQMS waarmee Quality-leiders wereldwijd hun visie kunnen ontwikkelen en uitrollen om de kwaliteitsvolwassenheid binnen hun organisatie te vergroten.
