Qualitätsprozesse in einem globalen Gemüsesaatgutunternehmen standardisieren
HM.CLAUSE ist ein globales Gemüsesaatgutunternehmen in stark regulierten und technisch anspruchsvollen Märkten. Qualität hängt von konsistenten Prozessen, gelenkten Informationen, Rückverfolgbarkeit und wirksamer Zusammenarbeit über Abteilungen und Länder hinweg ab. Icologiq Elements hilft HM.CLAUSE, diese Prozesse in einem vernetzten eQMS zu harmonisieren und zugleich die spezifischen Anforderungen des Qualitätsmanagements in der Saatgutbranche zu unterstützen.
Fallstudie |
Lebensmittel & Agrar · Saatgut & Pflanzenwissenschaft
Die Herausforderung
Im Jahr 2013 suchte das Unternehmen nach einer QMS-Lösung, mit der Dokumentation und Workflows zwischen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen geteilt werden konnten, um die Effizienz zu erhöhen und qualitätsbezogene Probleme durch Informationsasymmetrie zu vermeiden. Zum Zeitpunkt der Fallstudie arbeitete HM.CLAUSE bereits seit zehn Jahren mit Icologiq zusammen und hatte gemeinsam mehrere Module entwickelt, die den Umgang mit Qualität im Unternehmen deutlich verbessert hatten.
Mit dem weltweiten Wachstum der Belegschaft erwies sich eine klassische abteilungsorientierte Struktur als ungeeignet, um Konsistenz im Qualitätsmanagement zu bewahren. Matthieu Peney, Project Lead bei HM.CLAUSE, erklärte: „Eines unserer wichtigsten Ziele war sicherzustellen, dass alle qualitätsbezogenen Informationen, Dokumente und Prozesse standardisiert wurden. Wir sind in 20 Ländern tätig und müssen harmonisiert arbeiten und dieselben Werkzeuge auf dieselbe Weise nutzen.“
Eine abteilungsbasierte statt prozessorientierte Struktur bietet Unternehmen nur begrenzte Transparenz über Prozesse, insbesondere in stark regulierten Branchen, die belastbare Nachweise für phytosanitäre Anforderungen benötigen. Viele Probleme entstehen an Schnittstellen zwischen Abteilungen, wenn die Informationsübergabe nicht sauber gesteuert wird. Durchdachte, optimierte Workflows helfen, Prozesse unter Kontrolle zu halten. „Wir müssen bei der Prävention von Saatgutkrankheiten sehr sorgfältig sein, insbesondere in der Produktion, damit wir unser Saatgut mit weniger Qualitätsprüfungen exportieren können. Das spart Zeit und Geld“, ergänzt Matthieu.
Zusammenarbeit mit Icologiq
Wenn Rollen in einem Prozess klar definiert, automatisiert und für alle im selben System dokumentiert sind, können Mitarbeiter ihre Zeit auf Prävention und Problemlösung konzentrieren, statt das richtige Dokument oder den Verantwortlichen für einen Prozess suchen zu müssen.
Das richtige eQMS schafft mehr Transparenz über Qualitätskontrollen und Produktivität in jedem Prozess und zeigt, wo zusätzliche Ressourcen erforderlich sein könnten. Viele Unternehmen investieren viel Geld und Energie in zahlreiche Einzellösungen für spezifische Anforderungen und enden in einer komplexen Umgebung, in der Informationen nicht verbunden und schwer zugänglich sind. Matthieu sagt: „Vor Icologiq Elements hatte HM.CLAUSE ein Tool für Dokumentenmanagement und ein anderes für Kundenbeschwerden. Es ist großartig, dass wir heute eine Plattform nutzen können, die alle Themen des Qualitätsmanagements verbindet. Das hilft sehr dabei, Informationen und Prozesse zu harmonisieren und vereinfacht die Lernkurve für Anwender.“
Als HM.CLAUSE mit Icologiq begann, suchte das Unternehmen vor allem ein Document-Management-System. Durch die Zusammenarbeit entstand das Verständnis, dass integrierte End-to-End-Quality-Management-Software die operative Komplexität reduzieren und die Kontrolle verbessern kann. Zum Zeitpunkt der Fallstudie hatte das Unternehmen auf viele weitere Module erweitert und unterstützte damit tägliche Aktivitäten von Tausenden Mitarbeitern weltweit. „Intern heißt die Plattform Aquarius, und mir gefällt, dass alles integriert ist. Es ist großartig, alles in einem Tool zu haben und Module zu erweitern, wenn es für das Unternehmen sinnvoll ist. Außerdem lässt sich die Plattform mit allen Modulen global einfach verwalten. Das spart viel Zeit beim Zusammenführen der richtigen Informationen“, erklärt Matthieu.
Die Ergebnisse
Zum Zeitpunkt der Fallstudie konnten Nutzer aus mehreren Abteilungen in 20 Ländern mit Icologiq Elements Informationen erfassen und teilen, die für den Erfolg des Betriebs von HM.CLAUSE entscheidend waren. Wenn relevante und teilweise sensible Daten sauber verwaltet und Maßnahmen über Workflows durch die einzelnen Produktionsschritte zugewiesen werden, entstehen mehr Struktur und Klarheit in Qualitätsprozessen. „Unsere Mitarbeiter verstehen, dass es Regeln gibt, die wir einhalten müssen, und alle Regeln sind im System klar. Wir können die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort finden“, ergänzt Matthieu.
Zum Zeitpunkt der Fallstudie:
mehr als 5.000 aktive Dokumente
rund 25.000 Maßnahmen pro Monat
5-faches Wachstum der aktiven Nutzer gegenüber 2014
Wir sind stolz auf die Zusammenarbeit mit Kunden wie HM.CLAUSE und darauf, ihnen die Struktur zu geben, die sie für Wachstum und ihre Ziele im Qualitätsmanagement benötigen. Icologiq Elements ist ein fortschrittliches eQMS, mit dem Qualitätsverantwortliche weltweit ihre Vision entwickeln und umsetzen können, um den Reifegrad des Qualitätsmanagements in ihrer Organisation zu erhöhen.
