Eine vernetzte QHSE-Plattform für global konsistente und lokal flexible Abläufe
VTTI betreibt ein globales Netzwerk von Energiespeicher- und Infrastrukturstandorten auf mehreren Kontinenten. Sicherheit, Umweltleistung, Compliance und operative Zuverlässigkeit sind an jedem Standort entscheidend. Icologiq Elements hilft VTTI, globale QHSE-Governance mit der Flexibilität zu verbinden, die Terminals für lokale Anforderungen, Risiken und operative Prozesse benötigen.
Fallstudie |
Tankterminals & Chemie
Die Herausforderung
VTTI wurde 2006 gegründet. In den ersten Jahren arbeiteten Mitarbeiter bei qualitätsbezogenen Aufgaben noch mit Excel-Dateien und Papier-Checklisten. Durch das schnelle Wachstum erreichte der Betrieb jedoch rasch einen Komplexitätsgrad, der eine sicherere und strukturiertere Arbeitsweise erforderte.
Laut IT Director René Gijsbers: „Diese Arbeitsweise kostete zu viel Zeit und war fehleranfällig. Außerdem erkannten wir, dass wir voneinander lernen können, wenn wir alles rund um Sicherheit und Nachhaltigkeit für alle Standorte transparent machen. Da wir an mehreren Standorten tätig sind, konnte es vorkommen, dass das Terminal in Malaysia denselben Fehler machte wie unser Terminal in Lettland.“
Ein noch wichtigerer Grund für die Investition in Software zur Automatisierung compliancebezogener Aktivitäten waren regulatorische Anforderungen und Qualitätsstandards, die für jedes Terminal praktisch eine Betriebsvoraussetzung darstellen. „Aufgrund der Art unseres Geschäfts müssen wir viele Vorschriften erfüllen. Das ist nachvollziehbar, denn Lagerung und Transport von Öl können Risiken für Sicherheit und Umwelt darstellen. Jedes Land hat andere Gesetze und Vorschriften, die zudem regelmäßig aktualisiert werden. Es ist schlicht nicht mehr möglich, alle von Behörden geforderten Berichte manuell zu erstellen. Außerdem werden wir regelmäßig auditiert, und dieser Prozess funktioniert nicht gut, wenn die Informationen aus verschiedenen Anwendungen zusammengesucht werden müssen“, sagt René.
VTTI suchte nach einer Lösung, um die wichtigsten Prozesse zu automatisieren und jede Ausnahme sichtbar zu machen. René erklärt: „So stellt man sicher, dass jeder nach denselben Verfahren arbeitet, ohne den Mitarbeitern ihre Freiheit zu nehmen. Sicherheit muss man teilweise top-down über feste Verfahren organisieren, aber man kann nie alles vollständig vorschreiben.“
Wir sind stolz auf die Zusammenarbeit mit Kunden wie VTTI und darauf, ihnen die Struktur zu geben, die sie für Wachstum und ihre Ziele im QHSE-Management benötigen. Icologiq Elements ist ein fortschrittliches eQMS, mit dem Qualitätsverantwortliche weltweit ihre Vision entwickeln und umsetzen können, um den Reifegrad des Qualitätsmanagements in ihrer Organisation zu erhöhen.
Zusammenarbeit mit Icologiq
VTTI nutzt Icologiq Elements seit 2010 und hat die Plattform Schritt für Schritt um Module erweitert und compliancebezogene Aktivitäten automatisiert. Ein wesentlicher Vorteil ist die Flexibilität, das System so zu konfigurieren, dass sowohl globale als auch lokale Anforderungen erfüllt werden.
Laut René Gijsbers: „Die beste Möglichkeit, sicheres Arbeiten zu fördern, besteht darin, Mitarbeitern Kontrolle über ihren eigenen Prozess zu geben. Sie arbeiten vor Ort, sehen, was passiert, und wollen schnell eingreifen können, wenn sie etwas beobachten, das ihre Sicherheit gefährdet. Das muss möglich sein, ohne zunächst eine Vielzahl standardisierter Schritte in einem Sicherheitsmanagementsystem zu durchlaufen und ohne starre Verfahren, die exakt vorschreiben, wie zu handeln ist. Denn selbst bei sehr detaillierter Dokumentation wird es immer Ausnahmen geben. Deshalb suchten wir Software, die sicherstellt, dass Mitarbeiter die Standard-Sicherheitsverfahren einhalten und ihnen zugleich innerhalb dieser Verfahren Flexibilität gibt, ihre Arbeit an die Umstände anzupassen. Die Governance des Hauptprozesses haben wir organisationsweit festgelegt, während die Terminals darin lokale Flexibilität besitzen. So kann die Zentrale Qualitäts- und Sicherheitskennzahlen aller Terminals einheitlich berichten, während einzelne Terminals zusätzlich über lokal relevante Themen berichten können.“
Alle sogenannten Controlled Procedures – Verfahren, auf die die Organisation regelmäßig auditiert wird – sind mit Icologiq automatisiert und dokumentiert. Incident Reporting erfasst alle Abweichungen vom „safe default state“, wie er in den gelenkten Verfahren definiert ist. Dazu gehören Beinaheunfälle, Vorfälle, Safety Observation Rounds, Audits, Sicherheitsmeldungen und andere relevante Kennzahlen. Diese umfangreiche Erfassung ermöglicht eine gute Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen und gleichzeitig statistische Auswertungen von Abweichungen an den Terminals.
Mit dem Change-Management-Modul verfolgt VTTI alle relevanten geplanten Änderungen mit Einfluss auf die Prozesssicherheit sowie Änderungen an Organisation, Produkten, Prozessen, Verfahren oder Anlagen. Mit Compliance Management macht VTTI die Grenzen der License to Operate transparent. Dazu gehören einerseits rechtzeitige externe Berichte an Behörden, beispielsweise Emissionsberichte, und andererseits interne Informationen über vorgeschriebene Inspektionspläne oder Zielvorgaben etwa für Wasser, Boden oder Luft.
Die Ergebnisse
VTTI hat die Software so eingerichtet, dass die Sicherheits- und Nachhaltigkeitsprozesse aller Terminals und Projekte für die Zentrale in Rotterdam und alle lokalen Managementteams vollständig transparent sind. „Wir bestrafen Fehler nicht, sondern sehen sie als Lernmoment“, erklärt René. „Wenn wir offen über Vorfälle und Fehler in Verfahren sprechen, können wir voneinander lernen und verhindern, dass jemand anders denselben Fehler macht.“
VTTI lernt auch aus der Zusammenarbeit mit dem Team von Icologiq. René sagt: „Sie haben bei ihren Kunden immer den Finger am Puls: Funktioniert die Software, so wie wir sie gebaut haben, tatsächlich in der Praxis? Was kann verbessert werden und was sollte geändert werden? Durch die enge Interaktion zwischen Softwareentwicklern und Kunden bleibt die Software jederzeit eng mit der Praxis verbunden.“
Auf die Frage, wie er die Beziehung zu Icologiq in einem Wort beschreiben würde, antwortet René ohne zu zögern: „Auf Augenhöhe. Sie verstehen unser Geschäft und wir können auf gleichwertigem Niveau miteinander sprechen. Wir lernen von ihnen und sie von uns. Es ist keine klassische Kunden-Lieferanten-Beziehung, sondern eine echte Partnerschaft.“
Wir sind stolz auf die Zusammenarbeit mit Kunden wie VTTI und darauf, ihnen die Struktur zu geben, die sie für Wachstum und ihre Ziele im QHSE-Management benötigen. Icologiq Elements ist ein fortschrittliches eQMS, mit dem Qualitätsverantwortliche weltweit ihre Vision entwickeln und umsetzen können, um den Reifegrad des Qualitätsmanagements in ihrer Organisation zu erhöhen.
