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Periodische Dokumentenprüfung
Eine geplante Prüfung eines freigegebenen gelenkten Dokuments, um zu bestätigen, dass es weiterhin korrekt, aktuell und für die Nutzung geeignet ist, und zu entscheiden, ob es beibehalten, überarbeitet oder außer Kraft gesetzt wird.
Auch bekannt als:
periodic review, scheduled document review, document periodic review
Auf einen Blick
Typ
Prozess
Thema
Dokumentenlenkung
Anwendbar auf
Branchenübergreifend
Aktuelle Version
Status
Zuletzt geprüft
23. Oktober 2026
Definition
Die periodische Dokumentenprüfung ist eine geplante Bewertung eines freigegebenen gelenkten Dokuments, um zu bestätigen, dass sein Inhalt weiterhin korrekt, aktuell, angemessen und für die Nutzung geeignet ist. Die Prüfung kann zur weiteren Freigabe, zu einer gelenkten Revision, Deaktivierung oder Außerkraftsetzung führen. Die Häufigkeit sollte sich nach anwendbaren Anforderungen, Dokumenttyp, Risiko und Organisationspolitik richten; es gibt kein einheitliches Prüfintervall, das für jedes gelenkte Dokument geeignet ist.
Warum das wichtig ist
Prozesse, Vorschriften, Ausrüstung und Verantwortlichkeiten ändern sich auch dann, wenn das Dokument selbst nicht bearbeitet wurde. Periodische Prüfungen helfen Quality- und QHSE-Teams, schleichende Veraltung zu erkennen, bevor Nutzer mit Anweisungen weiterarbeiten, die die aktuelle Praxis nicht mehr widerspiegeln. Eine dokumentierte Prüfentscheidung belegt außerdem, dass die weitere Nutzung bewusst bewertet und nicht einfach vorausgesetzt wurde.
Nutzen Sie ein risiko- und dokumentbezogenes Intervall oder einen anderen definierten Auslöser, ohne eine universelle Frequenz anzunehmen.
Fälligkeit der Prüfung festlegen
1
Vergleichen Sie das Dokument mit aktuellen Vorschriften, Standards, Ausrüstung, Verantwortlichkeiten und tatsächlichen Arbeitsweisen, die sich seit der Freigabe geändert haben können.
Aktuelle Anforderungen und Praxis prüfen
2
Bestätigen Sie, dass Anweisungen, Referenzen, Verantwortlichkeiten und Anhänge weiterhin korrekt und für die Zielgruppe nutzbar sind.
Richtigkeit und Eignung bewerten
3
Dokumentieren Sie, ob das Dokument gültig bleibt, eine gelenkte Änderung benötigt oder deaktiviert, abgelöst oder archiviert werden sollte.
Beibehalten, überarbeiten oder außer Kraft setzen
4
Bewahren Sie Prüfer, Datum, Entscheidung und nächste Prüffrist auf, damit später nachvollziehbar ist, warum das Dokument weiter galt oder geändert wurde.
Entscheidung und Folgemaßnahmen dokumentieren
5
Prozess explained
Was eine periodische Dokumentenprüfung klären sollte
Eine sinnvolle periodische Prüfung bestätigt nicht nur, dass ein Dokument noch existiert. Sie sollte feststellen, ob der aktuelle freigegebene Inhalt weiterhin geeignet ist und welche Entscheidung daraus folgt.
Der gesteuerte Weg eines Dokuments von Anforderung oder Erstellung über Ausarbeitung, Prüfung, Freigabe, Nutzung und Revision bis zu Aufbewahrung, Außerkraftsetzung oder Archivierung.
Dokumentenlebenszyklus
Prozess
· Dokumentenlenkung
Der Prozess, mit dem sichergestellt wird, dass freigegebene Dokumente aktuell, rückverfolgbar und für die richtigen Personen zugänglich sowie gegen unkontrollierte Änderung oder Nutzung geschützt sind.
Dokumentenlenkung / Document Control
Prozess
· Dokumentenlenkung
Kontrollen zur Identifikation, Freigabe, Veröffentlichung und Rückverfolgung von Dokumentrevisionen, damit Nutzer mit der richtigen aktuellen Version arbeiten und veraltete Versionen kontrolliert bleiben.
Dokumentversionskontrolle
Prozess
· Dokumentenlenkung
Ein formaler Antrag, eine vorgeschlagene Änderung an einem gelenkten Dokument zu bewerten und zu bearbeiten, bevor eine überarbeitete Version genehmigt und freigegeben wird.
Änderungsantrag
Antrag
· Dokumentenlenkung
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